Continuando con l’approfondimento della Delibera ANAC n° 311 del 12 luglio 2023 sulle “Linee Guida riguardanti la tutela delle persone che denunciano violazioni del diritto dell’Unione e delle normative nazionali”, il seguente articolo si focalizzerà sugli approfondimenti proposti dall’ANAC riguardanti i canali interni di segnalazione.

1. Premessa.

Le Linee Guida trattano approfonditamente i canali interni (Par. 3, pag. 36 e seguenti), e qui vogliamo evidenziare le indicazioni più rilevanti fornite dall’ANAC in merito. È innegabile che il Legislatore del D.Lgs. 24/2023 abbia mostrato una chiara preferenza per i canali di segnalazione interni, incoraggiando i segnalanti a rivolgersi a tali canali. Questa scelta è basata sulla convinzione che la prevenzione delle attività illecite può essere più efficace quando le informazioni provengono dai soggetti più vicini alla fonte delle violazioni. Le Linee Guida richiamano anche il Considerando 47 della Direttiva (UE) 1937/2019 (pag. 37), che sottolinea l’importanza di promuovere una cultura di comunicazione aperta e di responsabilità sociale d’impresa all’interno delle organizzazioni e il contributo significativo dei segnalanti al miglioramento delle stesse.

2. L’istituzione dei canali di segnalazione interni.

L’istituzione dei canali di segnalazione interni, sia nel settore pubblico che privato, richiede la definizione di un apposito atto organizzativo contenente le procedure per la ricezione e la gestione delle segnalazioni, previa consultazione delle rappresentanze o delle organizzazioni sindacali per eventuali osservazioni. Questo documento, adottato dall’organo di indirizzo dell’ente, deve almeno chiarire:

1. a) Il ruolo e i compiti dei soggetti incaricati della gestione delle segnalazioni;
2. b) Le modalità e i termini di conservazione dei dati.

Nel caso di organizzazioni che adottano modelli 231, i canali interni devono essere disciplinati all’interno di tale contesto o nell’apposito atto organizzativo richiamato. La riservatezza deve essere garantita nei canali di segnalazione interni riguardo:

• La persona segnalante;
• Il facilitatore;
• La persona coinvolta o altri soggetti menzionati nella segnalazione;
• Il contenuto della segnalazione e dei relativi documenti. Se i canali si basano su applicativi informatici, la riservatezza è ulteriormente assicurata dall’utilizzo di strumenti di crittografia.

Per incentivare le segnalazioni e rafforzare la fiducia nel canale interno, è essenziale garantire al whistleblower la possibilità di scegliere tra due diverse modalità di segnalazione:

• Scritta, anche attraverso una piattaforma online dedicata. L’ANAC non ritiene sufficienti le comuni e-mail o PEC per questo scopo e raccomanda misure aggiuntive per proteggere la riservatezza del segnalante;
• Orale, possibile tramite linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale, o, su richiesta del segnalante, tramite un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

3. I soggetti responsabili della gestione della segnalazione interna.

Per quanto riguarda l’Ufficio incaricato della gestione delle segnalazioni, come previsto dall’art. 4, co. 2, può essere assegnato:

• A un membro interno dell’amministrazione o dell’ente;
• A un ufficio dell’amministrazione o dell’ente con personale dedicato, anche se non esclusivamente;
• A un soggetto esterno. Nel settore pubblico, l’ufficio corrisponde al RPCT come disposto dall’art. 7, co. 7 L. n. 190/2012. Per i soggetti interni, devono essere autorizzati al trattamento dei dati personali da parte delle amministrazioni/enti e ricevere una specifica formazione sulla privacy. Nel caso di soggetti esterni, devono essere nominati responsabili del trattamento in base a un apposito accordo con l’amministrazione/ente e ricevere una formazione adeguata sul whistleblowing. L’ANAC suggerisce che la scelta del soggetto responsabile della gestione delle segnalazioni nel settore privato sia lasciata all’autonomia organizzativa di ciascun ente, considerando le esigenze legate alle dimensioni, alla natura dell’attività svolta e alla struttura organizzativa, pur rispettando i requisiti previsti dalla legge. Tra le possibili scelte, l’ANAC menziona gli organi di internal audit, l’Organismo di vigilanza previsto dal D.Lgs. n. 231/2001 e i comitati etici.

Se vengono individuate condizioni di conflitto di interessi da parte del gestore delle segnalazioni riguardo a una specifica segnalazione, ad esempio se è coinvolto come soggetto segnalato o segnalante, l’ANAC considera ciò come una delle situazioni in cui è appropriato fare una segnalazione esterna all’ANAC, poiché non può essere garantito un adeguato seguito alla segnalazione.

4. La gestione delle segnalazioni.

L’ufficio competente per la gestione delle segnalazioni deve svolgere una serie di adempimenti previsti dal D.Lgs. 24/2023, che a loro volta devono essere disciplinati dalle procedure interne come descritto in precedenza. In particolare, l’ufficio deve:

1. a) Rilasciare un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla sua ricezione;
2. b) Mantenere un dialogo con il segnalante;
3. c) Gestire le segnalazioni ricevute in modo appropriato;
4. d) Fornire un riscontro al segnalante.

All’arrivo della segnalazione, il gestore verifica in tempi ragionevoli e nel rispetto della riservatezza dei dati se la stessa sia ammissibile. Secondo l’ANAC, una segnalazione è da considerarsi:

• Manifestamente infondata se mancano elementi di fatto sufficienti per giustificare ulteriori indagini;
• Generica se non consente la comprensione dei fatti o se è accompagnata da documentazione inadeguata o non pertinente.

In questi casi, la segnalazione non supera la fase di ammissibilità e non viene riconosciuta come segnalazione whistleblowing. Superata la valutazione di ammissibilità, viene avviata l’istruttoria, durante la quale il gestore può dialogare con il whistleblower per ottenere chiarimenti, documenti o ulteriori informazioni, sia tramite le piattaforme informatiche dedicate sia di persona. Il gestore può anche acquisire atti e documenti da altri uffici dell’amministrazione, coinvolgere terze persone tramite audizioni o richieste specifiche, sempre garantendo la riservatezza del segnalante e del segnalato. All’esito dell’istruttoria, se vengono rilevati elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, quest’ultima viene archiviata con una motivazione adeguata. In caso contrario, se la segnalazione è fondata, è opportuno rivolgersi immediatamente agli organi interni o a enti/istituzioni esterne competenti, ciascuno secondo le proprie competenze. Il “riscontro” che deve essere fornito entro tre mesi può assumere diverse forme, tra cui la comunicazione di archiviazione della segnalazione, l’avvio di un’indagine interna con eventuali risultati, la comunicazione dei provvedimenti adottati in seguito all’istruttoria o il rinvio a un’altra autorità competente per ulteriori indagini. Le Linee Guida precisano che il riscontro può anche essere “meramente interlocutorio”, comunicando l’avvio delle attività e lo stato di avanzamento dell’istruttoria.

In ogni caso, una volta conclusa l’istruttoria, i risultati devono essere comunicati al segnalante.

Avv. Angelo Marano

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